Organiser des tâches, communiquer avec une équipe ou des clients, suivre l’avancement des travaux…
Tout cela requiert de la disponibilité, de la collaboration et de l’énergie. Mais c’est sans compter sur les outils informatiques spécialement conçus pour gérer des projets.
Adieu le diagramme de Gantt et les tableaux Excel complexes, il existe aujourd’hui une multiplicité de logiciels qui permettent de gagner du temps et d’être plus productif lors de la réalisation d’un projet au sein de son organisation.
Pour vous aider à choisir, nous avons décidé de vous présenter 6 logiciels de gestion de projet et de lister les critères importants pour vous décider dans le choix de la solution qui vous convient pour l’année 2024.
Monday, le logiciel parfait pour les startups et autoentrepreneurs
Monday est l’un des logiciels de gestion de projet les plus populaires auprès des jeunes créateurs d’entreprise. Il faut dire que les fonctionnalités sont nombreuses, faisant de cet outil un tout-en-un ultra pratique.
Sur monday.com, les professionnels peuvent élaborer un planning, importer toutes sortes de fichiers, automatiser l’organisation et le suivi des tâches pour être plus productif sur des missions essentielles, échanger sur des thématiques spécifiques grâce à l’espace dédié…
La plateforme est accessible sur PC et mobile (iOS et Android). Les avantages à utiliser Monday sont nombreux :
- L’assistance est disponible 24h/24 et 7j/7 ;
- Le logiciel est très complet ;
- Le moteur de recherche et le filtrage sont redoutablement efficaces ;
- Une formule totalement gratuite comprenant les fonctionnalités de base est proposée pour deux utilisateurs au maximum.
À noter qu’à partir de 36€ par mois, on bénéficie de fonctionnalités plus avancées (planning, automatisation des tâches liées à l’organisation, intégration de documents en tous genres…).
En revanche, plus le nombre d’utilisateurs est élevé et plus le prix grimpe. Ce logiciel reste donc plus adapté aux petites structures.
A noter que Monday est aussi un logiciel de gestion RH.
Wrike, un outil complet pour la gestion de projets multiples
De par sa conception et ses nombreuses fonctionnalités, le logiciel Wrike permet de gérer plusieurs projets à la fois, sans perdre de temps avec des tâches annexes.
Avec cet outil utilisable sur PC et smartphone, on peut :
- Suivre l’avancement des travaux, avec une visualisation rapide grâce aux indicateurs graphiques ;
- Planifier les tâches liées à un ou plusieurs projet(s) ;
- Partager des fichiers de toutes sortes ;
- Échanger en ligne sur des documents, images et vidéos ;
- Créer des documents compatibles avec Adobe Creative Cloud…
Idéal pour la gestion de plusieurs projets simultanément mais aussi pour la gestion de projets transversaux, Wrike est disponible en version gratuite. Mais celle-ci ne comprend pas d’options de partage et compte des fonctionnalités limitées.
Pour que les informations soient visualisées par l’ensemble de l’équipe et profiter d’options de personnalisation, il faut compter autour de 20€ par mois et par utilisateur.
Entre le prix et la maîtrise de l’outil, pouvant se révéler complexe pour les novices, Wrike est plutôt dédié aux PME et grandes entreprises qui maîtrisent déjà ce type de logiciel.
Teamwork, pour collaborer en toute simplicité
Dédié avant tout aux créateurs d’entreprise et chefs de projet, Teamwork est, dans sa version basique, plutôt un outil de travail collaboratif qu’un véritable logiciel de gestion de projet.
Toutefois, en choisissant un abonnement adapté, toutes les tâches liées à la réalisation d’un projet sont réalisables sur teamwork.com.
Grâce à ce logiciel, on peut planifier les tâches des différents intervenants, suivre leur avancement, utiliser un chat pour communiquer entre collaborateurs, surveiller sa rentabilité, budgéter son projet, suivre le temps consacré à la réalisation d’un projet…
Teamwork s’apparente également à un outil de facturation en ligne. Mais là encore, pour maîtriser toutes les fonctionnalités, il faut s’y connaître un peu et avoir déjà expérimenté un logiciel de gestion de projet.
Si une version gratuite est disponible, mieux vaut opter pour les abonnements payants – à partir de 10€ par mois et par utilisateur – dès lors que plus de 5 professionnels participent à un projet.
Trello, un logiciel de gestion de projet facile à utiliser
Sur Trello, l’organisation des tâches est inspirée de la méthode Kanban, mais dans une version simplifiée. Avec l’intuitivité en plus, ce logiciel est particulièrement facile à utiliser. Il convient, de surcroît, à toutes les entreprises et est utilisable sur tout support.
En fonction de ses besoins et de sa maîtrise des outils informatiques, on pourra créer un tableau personnalisé sous forme de :
- Tableur,
- Graphique,
- Chronogramme…
L’organisation par cartes offre une parfaite vision de l’avancée de chaque tâche et chacune des missions est suivie automatiquement par l’outil. Le moteur de recherche est rapide.
En revanche, cet outil convient mieux aux « petits » projets, car il supporte assez mal les fichiers lourds.
Concernant les tarifs, on reste dans la moyenne, avec des formules dont le prix varie entre 0€ et 20€ par utilisateur et par mois. Évidemment, plus le prix est élevé, plus les fonctionnalités sont intéressantes. Mais à l’inverse d’autres outils, la formule gratuite comporte déjà pas mal de fonctionnalités.
Notion, un logiciel de gestion polyvalent
Notion est une plateforme où l’on peut tout rassembler : éléments d’un projet, fichiers divers, équipes…
Tout le travail est centralisé pour une gestion simplifiée et un suivi automatisé. Notion est également un outil de prise de notes et de gestion de données. Indépendants, PME ou grand groupe, tous peuvent utiliser Notion pour faciliter leur quotidien.
Véritable espace de travail collaboratif, on peut y organiser les tâches sous diverses formes, échanger entre collègues à distance, commenter les projets…
Notion comprend également des outils de facturation et d’édition de contrats, destinés aux grandes entreprises. La présentation des tâches tout comme les pages et contenus créés sont personnalisables à souhait.
Encore une fois, il existe un abonnement gratuit, mais les fonctionnalités sont extrêmement limitées. Pour profiter de tous les avantages de Notion et d’une assistance prioritaire, il faut opter pour une version payante de Notion.
À noter par ailleurs que la compatibilité avec Windows et Android n’est pas optimale. Avec ces systèmes d’exploitation, l’application est un peu lente.
Basecamp, un bon outil pour le travail en équipe
Logiciel américain, Basecamp est uniquement disponible en anglais. Mais suivant les fonctionnalités de votre navigateur web, vous pouvez facilement traduire le site, qui est accessible sur tout support digital.
Sur basecamp.com, on peut planifier les tâches, les lister, stocker et partager des fichiers… Mais le vrai point fort de ce logiciel, c’est la communication.
Chat, messagerie, forum… Tout est prévu pour échanger à distance et limiter le nombre de réunions en présentiel et les opérations de mailing. Le tout s’effectue assez facilement, grâce au caractère intuitif du logiciel.
Outre sa facilité d’utilisation, Basecamp est intéressant pour son prix. L’abonnement mensuel revient à 11€ environ par utilisateur. Pour ce prix, on bénéficie de toutes les fonctionnalités. La qualité du service client est un autre avantage de cet outil de gestion.
Cependant, en y regardant de plus près, les fonctionnalités restent limitées pour gérer un projet dans sa globalité.
En fait, Basecamp s’apparente davantage à un outil de travail collaboratif qu’a un véritable outil pour la gestion de projet. En outre, les options de personnalisation sont réduites par rapport à d’autres logiciels.
Asana, pour une visualisation claire de l’avancée des projets
Créée en 2008, Asana est une société américaine dont la vocation est d’aider les professionnels à mieux gérer leurs projets. Utilisée dans près de 190 pays, cette plateforme a plutôt bonne réputation.
Les professionnels apprécient notamment les nombreux outils qui facilitent leur gestion de projets. Un outil de planification permet notamment de gérer l’organisation du travail et de suivre l’avancée de chaque mission. Des tableaux Kanban offrent une vue claire et précise des activités. D’autres outils sont très utiles pour faciliter le travail en équipe.
Plusieurs processus, comme l’attribution des tâches ou l’arrêt d’une date d’échéance, peuvent être automatisés. Cela évite de perdre du temps avec des tâches annexes, qui peuvent être très chronophages. Grâce à la fonctionnalité d’automatisation, les entrepreneurs peuvent plus facilement se concentrer sur les missions les plus importantes et l’augmentation du chiffre d’affaires.
Les utilisateurs peuvent créer une interface adaptée à l’objectif, en choisissant parmi les 50 modèles proposés. Sur Asana, on a en effet des modèles pour mettre en place des projets d’appels d’offres, de conception de site web, de création d’entreprise, de collaboration entre agences ou encore de lancement de produit. On n’a qu’à remplir les cases pour personnaliser son workflow et suivre l’avancée de chaque tâche.
200 intégrations sont prévues, dont des intégrations avec les produits Google, avec Zapier, Dropbox ou encore Salesforce. Asana peut ainsi venir compléter l’attirail digital des entrepreneurs qui recourent à une assistance en ligne totale pour mener leurs projets à bien et gérer toute leur activité.
Disponible sur Windows mais également en version mobile compatible avec iOS et Android, Asana permet aux entrepreneurs de suivre leurs projets où qu’ils se trouvent, pourvu qu’ils disposent d’un PC ou smartphone et d’une connexion Internet.
Concernant les prix, Asana fait partie des plateformes les plus avantageuses. Trois offres sont présentées, dont une entièrement gratuite.
La souscription sans frais est très intéressante, puisqu’elle permet de gérer une quantité illimitée de projets, de tenir un journal complet des activités, d’associer jusqu’à 15 abonnés au compte…
Pour les indépendants et les toutes petites entreprises, les fonctionnalités accessibles gratuitement peuvent améliorer les flux de travail. Les offres payantes demeurent assez abordables, avec un prix sous la barre des 15 euros/mois pour la formule Premium et une formule Business à 24,99€/mois avec une facturation annuelle.
Zoho, une solution complète pour gérer bien plus que des projets
Zoho est une plateforme CRM disponible en SaaS. De multiples fonctionnalités sont proposées, pour aider les entrepreneurs à gérer toute leur activité. Les outils sont innovants, efficaces et personnalisables, ce qui n’est pour déplaire aux 80 millions d’utilisateurs à travers le monde.
Sur Zoho, on peut créer des flux de travail, des pipelines et des tableaux de bord personnalisés pour que chaque collaborateur puisse suivre l’avancée d’un projet. On peut aussi accéder au Workplace, un espace de travail numérique qui améliore considérablement la communication et le travail collaboratif.
Des fonctionnalités complémentaires pour une parfaite gestion de toute l’entreprise sont disponibles. Avec Zoho, on peut déléguer la gestion des ressources humaines, l’édition de factures et la gestion comptable à l’intelligence artificielle, pour un travail recentré sur les choses les plus essentielles.
Un peu plus onéreux que d’autres outils de gestion de projet, Zoho est plutôt destiné aux PME et grandes entreprises. Quatre forfaits sont proposés, de 14 à 52 euros par mois et par utilisateur. Par ailleurs, pour utiliser cette plateforme, mieux vaut avoir des compétences en bureautique, car Zoho n’est pas l’outil le plus facile à manipuler au départ. Mais il offre une solution vraiment très complète et satisfaisante pour des besoins très spécifiques.
Outre le prix de ce CRM, on regrette que les intégrations ne soient pas plus nombreuses. Moins de 100 sont en effet prévues. On regrette également que la prise en main ne soit pas plus aisée.
Comment choisir son logiciel de gestion de projet ?
Les critères les plus importants pour déterminer l’outil le plus approprié sont :
- Les fonctionnalités inclues (et leur cohérence avec vos besoins) ;
- Le prix de l’abonnement ;
- Le niveau de maîtrise de l’utilisateur sur les logiciels de gestion de projet ;
- La taille de l’entreprise.
Le caractère multilingue des logiciels, leur interface et les options de personnalisation sont d’autres critères de choix.
Pour être certain de choisir le bon logiciel de gestion de projets, n’hésitez pas à tester les outils qui vous intéressent. La plupart sont disponibles gratuitement sur une durée limitée. C’est le cas pour tous les logiciels présentés dans cet article.
