Quel que soit le statut de votre entreprise, vous avez le droit de recruter pour répondre aux besoins de votre activité. Même les auto-entrepreneurs peuvent embaucher en cas de croissance temporaire d’activité !
Cependant, cette démarche oblige à respecter certaines règles et étapes. Pour recruter en toute légalité, voici un guide qui vous explique comment embaucher son premier salarié entant que chef.fe d’entreprise.
Les étapes obligatoires pour l’embauche d’un premier salarié
Étape n°1 : La déclaration préalable d’embauche (DPAE)
L’embauche d’un salarié en entreprise nécessite d’effectuer une déclaration préalable d’embauche. Cette DPAE se fait en ligne, sur une plateforme dédiée : net-entreprises.fr
La déclaration préalable d’embauche permet notamment aux entreprises d’acquérir un statut d’employeur et de cotiser, en tant que tel, au régime de la Sécurité sociale et à celui de l’assurance chômage.
Si cette formalité n’est pas respectée, l’administration peut considérer qu’il y a « travail dissimulé ». Des sanctions sont alors applicables.
La DPAE doit être transmise à l’Urssaf dans les 8 jours qui précèdent le recrutement effectif.
Bon à savoir : Certaines situations permettent d’être exempté de réaliser cette déclaration préalable. Par exemple, si l’entreprise est affiliée au dispositif des Titres emploi service entreprise (TESE) ou des chèques emploi associatif (CEA), la DPAE se fait automatiquement. Cette démarche est également exclue des processus de recrutement qui se font dans le cadre de conventions de stage.
Étape n°2 : La rédaction du contrat de travail
En France, tout salarié doit disposer d’un contrat de travail.
Convention de stage, contrat d’apprentissage, CDD ou CDI, les options sont nombreuses. Mais dans tous les cas, certaines informations doivent être notées noir sur blanc pour éviter les contentieux.
Dans un contrat de travail, il faut notamment mentionner :
- L’identité de l’employeur et celle du salarié ;
- La nature de l’embauche (salariat, stage, apprentissage, besoin temporaire…) ;
- La date de démarrage au sein de l’entreprise et, en cas d’embauche temporaire, la date de fin de contrat ;
- Le montant du salaire ;
- Le taux horaire hebdomadaire ;
- L’existence d’une période d’essai, le cas échéant…
Un entrepreneur compétent peut rédiger lui-même ses contrats de travail.
Toutefois, pour alléger sa charge de travail et signer des contrats parfaitement rédigés, on peut aussi confier la mission à son expert-comptable (en ligne ou non) ou utiliser des outils en ligne qui génèrent des contrats de travail réglementaires 😉
Étape n°3 : La création d’un registre unique du personnel, obligatoire dès le premier salarié
Dès le tout premier recrutement dans une entreprise, les employeurs sont obligés d’ouvrir un registre unique du personnel. Il s’agit d’un fichier qui recense l’ensemble des salariés, mais également les stagiaires, apprentis…
Ce registre peut être tenu sur papier ou géré avec un outil informatique. Il doit être régulièrement actualisé et laissé à la disposition de l’inspection du travail.
Le registre unique du personnel doit contenir des informations obligatoires comme l’identité du (ou des) salarié(s), les fonctions exercées par chacun, les dates de début et de fin de contrat, la nature du contrat…
Étape n°4 : La gestion de la paie
Qui dit salarié dit salaire. En l’occurrence, en France, toute rémunération versée à un employé doit être déclarée. Cela permet notamment de calculer les cotisations sociales et patronales dues par les employeurs.
Après l’embauche d’un premier salarié et en fin de mois, il faut donc éditer un bulletin de salaire en tenant compte du taux horaire de base et, éventuellement, des événements intervenus dans le mois (RTT, congé, arrêt maladie…). Le bulletin doit ensuite être transmis à l’employé.
En plus de la gestion des fiches de paye, les entreprises avec des salariés doivent effectuer une déclaration sociale nominative. La DSN se fait en ligne. Elle récapitule les principales informations sur les salariés, sert de base pour le calcul des charges sociales et patronales, et offre des garanties concernant la retraite des collaborateurs.
Comme pour les contrats de travail, la gestion de la paye et de la DSN peut être déléguée à un expert-comptable. Les entrepreneurs peuvent également utiliser divers outils informatiques de gestion de la paie.
Embaucher son premier salarié : les choses à savoir
Si les quatre étapes ci-dessus sont incontournables pour recruter en entreprise dans le secteur privé, d’autres démarches peuvent s’avérer nécessaires pour être sûr.e de bien respecter la loi et pour assurer la pérennité de l’entreprise.
Par exemple, si vous décidez d’embaucher un travailleur venu de l’étranger, vous devez absolument vous assurer qu’il possède un titre de séjour valable et une autorisation d’exercer une activité professionnelle sur le territoire.
Par ailleurs, parce qu’une embauche a un coût, nous vous conseillons de faire la comptabilité de votre entreprise au préalable.
Dans le cadre du recrutement, vous allez devoir payer des charges supplémentaires. Pour vérifier que votre entreprise a les reins assez solides, vous pouvez utiliser un outil de simulation des cotisations employeur. Vous saurez rapidement si vous avez la capacité d’assumer un salarié.
