Les séminaires d’entreprises sont des événements professionnels qui rassemblent les équipes et qui se révèlent d’une redoutable efficacité pour renforcer la cohésion et améliorer la collaboration, entre autres.
Cependant, pour atteindre ces objectifs, il est primordial d’organiser correctement son séminaire d’entreprise.
Toujours à vos côtés pour la réussite de tous vos projets, l’équipe des Pionnières a élaboré un petit guide pratique avec 6 étapes clés pour bien préparer votre événement.
Quelles sont les étapes clés pour organiser un séminaire d’entreprise ?
Étape n°1 : Établir un budget pour son événement professionnel
D’après nous, pour bien organiser ce type d’évènement pour son entreprise, il est primordial de bien faire ses comptes. Durée, lieu, activités… Tout sera déterminé par le budget à allouer.
Dans un premier temps, étudiez la trésorerie de votre entreprise. Vous pourrez ainsi évaluer précisément le montant disponible pour votre événement professionnel. Si les finances sont limitées, optez pour un événement court d’une journée ; si vous disposez d’un gros budget, vous pouvez organiser un séminaire d’entreprise de 2 jours en offrant les nuitées dans un lieu prestigieux.
N’hésitez pas à demander un devis pour avoir une idée des tarifs.
Étape n°2 : Fixer les objectifs
Un colloque professionnel s’organise toujours avec un objectif précis. Il peut s’agir d’intégrer de nouveaux collaborateurs, de proposer une formation, de faire le bilan de l’année écoulée, de célébrer une grande occasion (rentrée, fin d’année, bons résultats…), de lancer un nouveau projet, de remotiver les troupes, de renforcer l’esprit d’équipe…
En fonction de l’objectif, les activités et l’ambiance seront différentes. Par exemple, les séminaires de formation nécessitent un cadre formel tandis que les séminaires d’intégration et séminaires de motivation autorisent des animations plus ludiques, en mode team building.
Étape n°3 : Déterminer la juste durée et la date
Vous avez un budget pour cet évènement d’entreprise et un objectif ? Vous pouvez désormais vous pencher sur la durée de votre événement professionnel.
Si vous optez pour une activité de team building afin de renforcer la cohésion entre les salarié.es, une journée devrait suffire pour atteindre votre objectif et satisfaire vos équipes. En revanche, pour un atelier de formation, pour une intégration réussie ou pour fêter la fin de l’année, un week-end tout entier ne sera pas de trop !
Outre la durée, vous devez choisir la bonne date. Pour ce faire, n’hésitez pas à consulter vos collaborateurs.trices en amont. Vous pourrez ainsi fixer la date de manière collective et optimiser le taux de participation.
Vérifiez également le planning de votre entreprise. Il est important d’organiser l’événement durant une période de « creux », lorsque chacun et chacune est pleinement disponible et serein.e.
Étape n°4 : Organiser son séminaire d’entreprise
Une fois que l’on a un budget, un objectif et une date, on peut passer à l’organisation même de la conférence d’entreprise.
Il faut notamment choisir un lieu et, pour les ateliers de 2 jours et plus, un mode d’hébergement (gîte, hôtel, camping…). Il faut également établir un planning avec des activités judicieusement sélectionnées, prévoir les repas…
En fonction des cas, il faudra aussi rechercher des prestataires pour animer votre séminaire d’entreprise (formateurs, conférenciers, coachs, guides touristiques, artistes…), organiser le transport des participants vers le lieu de l’événement…
En résumé, organiser un colloque pour son entreprise n’est pas de tout repos ! Mais c’est sans compter les services spécialisés qui proposent l’organisation tout compris.
Des plateformes comme Funbooker facilitent grandement la tâche, avec des événements professionnels clés en main. On choisit une date et une ville ; on indique ses besoins (nombre de participants, hébergement, restauration, activités…) ; et on reçoit un devis sur-mesure qu’il suffit de valider pour une prise en charge complète.
Étape n°5 : Communiquer sur son événement professionnel
À cette étape, l’organisation de la conférence professionnelle est terminée. Il ne reste plus qu’à informer vos collaborateurs.trices pour les convier à l’événement.
Pour une communication rapide et efficace, faites une opération de mailing ! Dans vos envois, indiquez la date et le lieu, présentez le programme et intégrez un lien pour s’inscrire.
Une bonne communication est capitale pour réussir son séminaire ! À la clé, un maximum de participants et une parfaite anticipation des besoins précis. L’occasion, aussi, de modifier les réservations si besoin et de revoir son budget ?
Étape n°6 : Gérer l’après-séminaire
Si les séminaires sont si appréciés, c’est parce qu’ils possèdent un véritable impact sur la vie en entreprise. Après un tel événement professionnel, on peut constater :
– Plus de bien-être chez les salarié.es ;
– Une collaboration plus efficace et fluide ;
– Une meilleure ambiance de travail ;
– Une valorisation des compétences ;
– Une augmentation de la productivité…
Afin de vérifier que l’événement a eu l’effet escompté et en vue de vos prochains séminaires d’entreprise, interrogez les participants sur leur ressenti. Un simple questionnaire par mail fera l’affaire !
En envoyant votre questionnaire de satisfaction, profitez-en pour transmettre un court compte-rendu de l’évènement, des remerciements et/ou des photos souvenir. Cette démarche sera appréciée de vos collaborateurs et permettra de clôturer votre événement professionnel sur une note positive.
Organisation de séminaire professionnel : pourquoi faire ?
Organiser un séminaire professionnel en respectant toutes les étapes présentées ci-dessus vous assurera un événement plaisant pour vos collaborateurs.trices avec, à la clé, une nette amélioration des performances de votre entreprise.
Comment ? Parce que ces événements informels permettent de (re)créer du lien entre les travailleurs et travailleuses. En contact les uns avec les autres durant une journée ou plus, les collaborateurs.trices apprennent à se connaître, s’apprivoisent, s’ouvrent les uns aux autres…
Dans le cadre professionnel, les échanges sont plus fluides après un séminaire, la communication est plus facile et, finalement, l’efficacité au travail est optimisée.
Entre moment de pause et remobilisation des troupes, le séminaire d’entreprise est l’une des clés pour améliorer la qualité de vie au travail tout en boostant l’activité et le chiffre d’affaires.
