Vous cherchez un moyen simple, rapide et efficace de gérer vos notes de frais et celles de vos collaborateurs ?
Aujourd’hui, de nombreux logiciels existent pour aider les entrepreneurs, les experts-comptables et les services RH et budget des grandes sociétés dans leurs missions.
Parmi ces logiciels professionnels, certains sont spécifiquement conçus pour gérer les dépenses et remboursements professionnels.
Dans cet article, on vous présente les 6 meilleurs logiciels pour gérer vos notes de frais.
À quoi servent les notes de frais dans une entreprise ?
Commençons par le début. Pourquoi faire des notes de frais ? À quoi ça sert ?
Eh bien, une note de frais correspond à un document justifiant des frais professionnels et permettant aux salariés d’être remboursés pour ce type de dépenses.
En fonction des entreprises et des métiers, les frais professionnels pouvant faire l’objet d’un remboursement par l’employeur peuvent inclure :
- Les repas ;
- Les déplacements ;
- L’hébergement ;
- Les tenues vestimentaires ;
- Certains équipements…
Selon les entreprises, les salariés peuvent bénéficier d’une somme fixe forfaitaire pour leurs dépenses professionnelles, ou ils peuvent obtenir des remboursements qui s’adaptent suivant leurs frais réels.
Et c’est dans ce cas qu’intervient la nécessité de fournir les fameuses notes de frais, qui justifient des dépenses réalisées et permettent de déterminer les montants à rembourser.
Une note de frais peut être un reçu, une facture ou encore un ticket de caisse, pourvu que certains renseignements obligatoires y figurent, comme :
- La nature / l’objet de la dépense ;
- La date de la dépense ;
- Le montant HT ;
- Le montant de la TVA ;
- Le total toutes taxes comprises.
Si le remboursement des dépenses professionnelles est un avantage notable pour les salariés, le contrôle des notes de frais et le calcul des montants à rembourser obligent souvent les entreprises à y consacrer du temps et des moyens humains.
Mais ça, c’était avant ! Désormais, des logiciels facilitent la gestion des notes de frais.
Les meilleurs logiciels de gestion des notes de frais
Une bonne gestion des notes de frais nécessite de recueillir des justificatifs, de saisir des montants, de faire des calculs…
C’est un travail fastidieux qui demande du temps et au cours duquel les erreurs sont possibles.
Grâce aux logiciels présentés ci-après, la gestion des notes de frais et le remboursement des frais professionnels deviennent faciles, rapides et sans erreur.
N2F, une solution pas chère pour gérer ses frais professionnels
n2f.com est un logiciel qui permet de saisir rapidement ses dépenses. En fait, l’utilisateur ne fait pas de saisie à proprement parler.
L’outil est doté d’une fonction scan intelligent, qui permet au logiciel de récupérer les informations importantes à partir d’une simple photo de facture ou de ticket de caisse. En moins d’une seconde, le logiciel extrait les données.
Il est également conçu avec une fonction contrôle. N2F est un outil unique pour une gestion des notes de frais totalement dématérialisée.
N2F est une plateforme polyvalente. On peut non seulement saisir et contrôler les notes de frais, mais on peut également saisir des frais de déplacement pour calculer les indemnités kilométriques, éditer des ordres de mission ou même exporter des données comptables.
Compatible avec iOS et Android, le logiciel N2F peut être utilisé par toute entreprise (micro-entreprises, PME, grandes sociétés…).
Les offres les moins chères sont à partir de 4,80€/mois. Elles répondent aux besoins des indépendants, libéraux et artisans.
Pour les PME, l’offre à 6,80€/mois/utilisateur est plus appropriée. À noter qu’une facturation à l’année permet de profiter d’une réduction de 25% et que des essais gratuits sont proposés pour chaque version.
Jenji, un logiciel de gestion de dépenses professionnelles tout-en-un
Sur la plateforme jenji.io, on accède à un outil tout-en-un qui revêt la forme d’une appli web et d’une app mobile compatible avec Android et iOS. Et ce que l’on peut dire, c’est que les possibilités sont variées avec Jenji.
Grâce à ce logiciel, il suffit de numériser les justificatifs, pour les exporter et calculer les notes de frais.
Jenji permet également de calculer les indemnités kilométriques automatiquement, de contrôler en un clic l’ensemble des frais professionnels, de classifier les dépenses et d’archiver l’ensemble des documents digitalisés.
Plusieurs solutions sont proposées pour une adaptation parfaite aux besoins des utilisateurs : collaborateur, comptable, responsable RH…
Pour tester sans frais, on opte pour l’essai gratuit. Si l’on souhaite se lancer avec ce logiciel de notes de frais, on choisit entre la formule gratuite, plutôt adaptée aux toutes petites entreprises, la formule intermédiaire à 5€/mois/utilisateur ou la formule haut de gamme et sur-mesure prévue pour les grandes entreprises.
Expensya, le plus populaire
expensya.com, c’est un logiciel prévu pour les indépendants, start-ups, PME, grandes entreprises, etc. Il gère les frais professionnels dans leur globalité : notes de frais et frais de déplacement.
Grâce à ses fonctionnalités en plus, il facilite la gestion de toutes les dépenses de l’entreprise, y compris celles effectuées sur Internet, ainsi que la gestion des ordres de mission.
Sur la plateforme Expensya, on peut même générer des cartes de paiement pour mieux maîtriser ses dépenses et celles de nos collaborateurs.
On notera la grande popularité d’Expensya, qui cumule plus d’un demi-million d’utilisateurs. Il faut dire que le logiciel est assez intuitif, donc facile à utiliser. Il permet de bénéficier d’une large gamme de services qui font gagner du temps et augmentent la productivité.
Ce logiciel est assez peu cher. Si vous optez pour l’abonnement annuel et prévoyez moins de 50 utilisateurs, comptez entre 4€ et 8€/mois par licence. Au-delà de 50 utilisateurs, Expensya propose des forfaits personnalisés. Avant de vous engager, profiter de l’essai de 30 jours gratuit.
Regate, outil unique et pratique pour toute sa gestion comptable
Utiliser Regate coûte assez cher. Il faut en effet compter 130€/mois pour le Starter Pack dédié aux entreprises. Si l’équipe ne propose pas d’essai gratuit, elle reste toutefois disponible pour réaliser des démonstrations.
En fait, le prix en vaut la chandelle. Car sur regate.io, on n’a pas un simple logiciel de notes de frais.
On peut profiter d’une fonctionnalité de paiement en un clic pour les factures, on peut obtenir des cartes bancaires plafonnées pour 5 utilisateurs, et on a un véritable outil de suivi budgétaire. En résumé, Regate, c’est un seul outil pour toute la gestion comptable et financière de son entreprise.
Concernant le remboursement des notes de frais, il se fait facilement et rapidement sur regate.io. Il suffit de numériser les justificatifs grâce à l’application mobile.
Les données sont récupérées automatiquement et la validation se fait en ligne, tout comme le remboursement. En cas de justificatif oublié, le logiciel relance automatiquement les salariés concernés.
Spendesk, le logiciel qui réconcilie comptabilité et notes de frais
Solution française, Spendesk est une application permettant d’automatiser le traitement des notes de frais de vos collaborateurs.
Plutôt destiné à la PME que l’indépendant, Spendesk permet de récupérer automatiquement les justificatifs de chaque paiement, et rembourser presque instantanément les frais professionnels, déplacements professionnels et indemnités kilométriques.
Elle peut également mettre à disposition une carte bancaire virtuelle à vos équipes avec un montant disponible chaque mois.
Lucca, logiciel très complet pour toute la gestion d’entreprise
Lucca est une plateforme grâce à laquelle on peut gérer l’ensemble des processus internes à une entreprise : administratif, logiciel de gestion RH, financier…
Plutôt que de cumuler les fonctionnalités qui feraient de Lucca un outil complexe et peu intuitif, les concepteurs ont décidé de démultiplier les solutions et d’en proposer plusieurs sur un même logiciel. Lucca s’adapte ainsi à différents types d’utilisateurs, tout en restant très simple à utiliser.
« Cleemy Notes de frais » fait partie des diverses solutions à retrouver sur lucca.fr. Elle est idéale pour gérer facilement les dépenses et les remboursements des salariés.
Chaque collaborateur numérise ses justificatifs pour une collecte entièrement dématérialisée et simplifiée. Des notes de frais numériques sont créées et la validation se fait sur la plateforme.
Cleemy a l’avantage d’être accessible : autour de 5€/mois et par collaborateur (prix variable en fonction du nombre d’utilisateurs). Certains services en plus sont inclus gratuitement, comme le planning de présence ou la gestion de titres-restaurants.
La solution izyfrais est éditée par une entreprise française située à Laval.
Nous n’avons pas essayé aussi le logiciel de gestion de frais professionnels onexpense
Quel logiciel de notes de frais choisir ?
Les 5 meilleurs logiciels de notes de frais vous ont été présentés. À vous de choisir le vôtre, en fonction de vos besoins et de votre budget.
Et en cas de doute, profitez des essais gratuits et vidéos démo avant de vous lancer avec l’un de ces logiciels.
