Vous travaillez dans une boutique de vêtements ou de chaussures ? Vous êtes à la tête d’un restaurant ? Ou d’un petit commerce artisanal, type boucherie ou boulangerie ?
Et si vous remplaciez votre vieille caisse enregistreuse par un logiciel de caisse ? Non seulement vous pourrez gérer vos encaissements, mais en optant pour le bon outil, vous pourrez également mieux gérer vos stocks et vos commandes, votre personnel…
Dans l’article qui suit, on vous explique tous les avantages de ces outils innovants et on vous aide à bien choisir votre logiciel de caisse.
Pourquoi opter pour un logiciel de caisse plutôt que pour une caisse classique ?
Le logiciel de caisse remplit toutes les fonctions classiques des caisses électroniques traditionnelles. Ces deux solutions permettent de réaliser des encaissements et d’éditer des tickets. Cependant, les logiciels se distinguent par leurs fonctionnalités complémentaires, qui aident dans la gestion globale des commerces, restaurants, etc. En fonction des plateformes, on peut en effet bénéficier d’outils d’analyse des ventes, de gestion des stocks, de gestion du personnel…
Certains logiciels de caisse aident aussi dans la mise en place d’actions marketing. En fonction des outils, les commerçants peuvent en effet enregistrer des données clients, proposer un programme de fidélité ou des offres spéciales ciblées.
La gestion des ressources humaines peut, elle aussi, être simplifiée par un logiciel de caisse, certains étant compatibles avec des outils paye.
Enfin, le logiciel de caisse contient toutes les données de l’entreprise. Ce qui est assez pratique pour une gestion à distance.
L’outil peut être installé sur une caisse enregistreuse, un PC et même, dans certains cas, sur tablette… À condition qu’il soit compatible avec le matériel informatique et son système d’exploitation.
Quelles sont les précautions d’usage ?
L’utilisation d’un logiciel de caisse à la place d’une caisse enregistreuse est autorisée par la réglementation. Seule condition : le logiciel doit être certifié selon la réglementation en vigueur. Cette mesure est en place depuis janvier 2018, afin de lutter contre la fraude à la TVA.
Actuellement, c’est la norme NF 525 s’impose pour les logiciels de caisse. Elle garantit notamment que les données enregistrées lors de l’encaissement sont sécurisées, archivées et conservées selon des critères réglementaires. Elle garantit également l’impression de tickets de caisse comportant toutes les mentions obligatoires.
Comment choisir son logiciel de caisse ?
Vous l’avez compris, l’une des premières choses à faire avant de vous décider consiste à vérifier la certification du logiciel. S’il n’est pas conforme NF 525, passez votre chemin.
Pour choisir le bon logiciel de caisse pour votre activité, vous devez également faire un point sur vos besoins précis. Par exemple, si vous gérez un restaurant, vous serez bien content de profiter d’outils pour gérer vos stocks, vos menus, les commandes à distance… Si vous travaillez dans un magasin, une assistance aux inventaires sera la bienvenue. De manière générale, intéressez-vous à toutes les fonctionnalités de chaque logiciel. Certains sont des outils tout-en-un, permettant de gérer la comptabilité de l’entreprise, les stocks, la logistique et les RH, tandis que d’autres sont exclusivement conçus pour l’encaissement.
Si le logiciel est utilisé par toute l’équipe, il faut que son interface soit claire et intuitive. Le but étant que tout le monde puisse naviguer librement et manipuler l’outil sans difficultés.
Un autre point à vérifier avant de choisir tel ou tel TPV, c’est l’identité et la domiciliation de l’éditeur. Pour faciliter les démarches en cas de problème, optez pour un logiciel français et dont les serveurs sont également installés en France ou, du moins, en Europe.
En fonction des éditeurs, certains fournissent le matériel nécessaire aux encaissements. Ce matériel peut être proposé à la location ou à la vente. Mais si vous disposez déjà d’un terminal de paiement, d’un lecteur de codes-barres et d’une imprimante, peut-être est-il plus judicieux d’investir uniquement dans un logiciel compatible avec vos appareils, sans racheter ou louer de nouveaux équipements.
Pour finir, le prix demeure un critère important à ne pas négliger. Certains logiciels sont gratuits tandis que pour d’autres, il faut payer un abonnement mensuel. Dans certains cas, le prix du matériel est compris dans l’abonnement ; dans d’autres il est à ajouter. Si votre budget est limité, optez pour un logiciel pas cher, voire gratuit, tout en vérifiant son rapport qualité-prix et son coût global réel (abonnement + équipement + maintenance…)
Quels sont les meilleurs logiciels de caisse ?
Parmi les meilleurs logiciels disponibles actuellement, citons Lightspeed. Très populaire, cet outil est particulièrement pratique pour les restaurateurs, car il intègre des fonctionnalités utiles à la création et la gestion de plans de salle, à la tendance du click and collect… Lightspeed peut facilement être couplé avec des outils de commande en ligne ou de réservation. L’inconvénient, c’est qu’il fonctionne uniquement avec les appareils de la marque Apple et le système d’exploitation iOS.
SumUp est un autre outil très populaire. Ce logiciel est apprécié par les petits commerçants et les jeunes entreprises pour son caractère tout-en-un et son utilisation relativement simple. Accessible sans abonnement, SumUp n’est toutefois pas complètement gratuit. À chaque transaction, des frais de 1,75% ou 2,5% sont prélevés.
Vous gérez un petit commerce et cherchez un outil facile à utiliser ? Découvrez Hiboutik ! Fiable et pratique, il est compatible avec tous les systèmes d’exploitation. Ce logiciel peut être installé sur un ordinateur, une tablette ou même un smartphone.
Pour les petits commerçants toujours, citons Zettle. Comme avec SumUp, il n’y a aucun abonnement à payer. Mais il faut acheter le matériel adapté et prévoir des prélèvements sur les transactions. 1,75% du montant est prélevé en cas de paiement par carte et 2,5% sont prélevés pour les paiements par lien.
Pour les boulangeries, food trucks et fast food de quartier, nous recommandons Tactill. En plus d’être facile à utiliser, ce logiciel permet d’encaisser des paiements, d’éditer des reçus, de tenir un journal de caisse, de gérer les stocks… Son inconvénient réside dans son prix, un peu élevé, car il faut payer le matériel et un abonnement mensuel. Pour des logiciels compatibles avec tous les systèmes d’exploitation, on pourra aussi opter pour RoverCash ou Popina.
