En tant que gérant.e d’un centre de formation, les besoins sont grands concernant l’organisation, la gestion des finances, la communication…
Si des experts peuvent être recrutés pour assurer toutes ces missions et faire tourner l’affaire, les organismes de formation peuvent également recourir à des logiciels spécialisés, conçus pour faciliter leur gestion.
Quels sont les avantages de ces logiciels ? En quoi sont-ils utiles ? Quels sont les meilleurs du marché actuellement ? Voici notre guide pour gérer votre centre de formation avec les bons outils !
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion formation ? Les avantages de ce type d’outil
Organismes de formation professionnelle ou continue, CFA pour les apprentis en alternance… Tout bon centre de formation doit accomplir mille et une missions.
Il faut gérer les demandes et les offres de formations, gérer un budget et une trésorerie, gérer des sessions de formation, gérer des clients et des formateurs…
Toutes ces tâches peuvent être assurées par des ressources humaines ou grâce à des systèmes informatiques, comme les logiciels de gestion formation.
Élaborés spécialement pour les centres de formation, ces outils permettent de :
- Centraliser toutes les données, celles relatives aux clients mais aussi celles des formateurs, les annonces de formation, etc. ;
- Créer et planifier des sessions de formation ;
- Maîtriser les coûts, avec une bonne gestion de la comptabilité ;
- Connecter l’ensemble des participants – clients, formateurs et tuteurs – grâce à des espaces collaboratifs numériques ;
- Réaliser et sécuriser les démarches réglementaires (certifications, RGPD…) ;
- Proposer des services spécifiques en ligne (émargement, signature de contrat…).
Grâce à toutes ces fonctionnalités, la gestion des formations devient un jeu d’enfant ! Gérer son centre de formation avec un logiciel dédié est ainsi l’une des clés pour devenir plus attractif et plus productif.
Gérer un centre de formation avec les bons outils : les meilleurs logiciels en 2025
Pour une parfaite gestion des formations, on recommande d’utiliser un outil qui propose, a minima, la gestion des inscriptions et des dossiers clients, le suivi pédagogique et le reporting.
Parmi les trois meilleurs outils du moment pour centre de formation, on peut citer :
- 360Learning ;
- iSpring Suite ;
- Ammon Campus édité par VAL Software.
Ces trois logiciels – disponibles en démo gratuite – possèdent moult fonctionnalités pour faciliter la gestion des organismes et augmenter la satisfaction des clients. Par exemple, iSpring Suite est une grande boîte à outils fonctionnant sur la base de PowerPoint et permettant, entre autres, de créer des cours en ligne.
Ammon Campus, édité par VAL Software propose un éventail de fonctionnalités particulièrement vaste pour gérer formations ET centre de formation.
En plus de la centralisation des données et du pilotage de l’activité, Ammon Campus intègre une multitude de tableaux de bord, un CRM pour l’aspect commercial / marketing, un outil spécifique pour gérer les contrats d’alternance, mais également des outils pour simplifier les démarches réglementaires, notamment liées à la certification Qualiopi. Organismes de formation professionnelle, CFA, écoles supérieures… Tous les établissements peuvent utiliser cet outil.
Conseils en + pour bien gérer votre centre de formation
En plus de la pure gestion, il est important de penser au développement de l’activité et à la conformité des formations proposées.
Pour faire grandir votre centre de formation, nous vous conseillons de privilégier les logiciels qui intègrent des outils de communication.
Lancement de campagnes emailing, gestion du marketing sur les réseaux sociaux et création de catalogues font partie des tâches qui peuvent être automatisées grâce aux meilleurs logiciels de gestion formation.
De plus, pour une gestion financière complète, nous vous recommandons de sélectionner un outil disposant de fonctionnalités spécifiques pour gérer les demandes de financement avec les opérateurs de compétences (OPCO) et autres organismes financeurs.
Pour garantir la pérennité de votre établissement de formation, veillez également à choisir un outil complet de gestion administrative et comptable.
Au-delà des factures et devis, il faut gérer la paie des salarié.es, les partenariats, les contrats et toute l’activité commerciale au sens large. Avec un bon outil de gestion de centre de formation, toutes ces missions deviennent plus rapides et sécurisées !
Enfin, pour vous adapter à l’air du temps et répondre aux besoins actuels de formation, pensez à sélectionner un outil qui vous permette d’offrir un service de e-learning.
Tout comme le travail à distance s’est développé, la formation à distance est désormais vivement plébiscitée pour son aspect pratique, flexible, interactif et économique. LMS, classes virtuelles, mais aussi évaluations en ligne sont autant de fonctionnalités à sélectionner pour se rendre attractif auprès des apprenants et pour bien gérer son centre de formation.
