Lorsque l’on est entrepreneur, comptable ou directeur financier, gérer les notes de frais et les autres dépenses liées à l’activité est une mission qui peut vite devenir chronophage.
Désormais, diverses solutions existent pour simplifier la gestion des dépenses professionnelles. Mais quel outil choisir ?
Découvrez trois solutions en ligne, faciles à utiliser, efficaces et populaires.
Pourquoi utiliser un outil pour gérer ses dépenses professionnelles ?
Autrefois, la gestion des dépenses professionnelles se faisait manuellement. Il fallait reprendre toutes les factures, saisir les données dans un module informatique, réaliser des calculs pour s’assurer que les dépenses ne soient pas supérieures aux recettes… L’opération nécessitait du temps, une grande minutie et plusieurs vérifications pour éviter toute erreur.
En cas de mauvaise gestion des dépenses de l’entreprise, les risques étaient élevés d’entraver le bon développement de l’activité. Des dépenses mal évaluées pouvaient en effet aboutir à des prévisions budgétaires faussées. Dans les pires des cas, les entreprises pouvaient se retrouver en liquidation, du fait de calculs erronés.
Heureusement, aujourd’hui, de nombreux outils sont disponibles pour aider les entrepreneurs, directeurs financiers et autres comptables dans toutes leurs missions quotidiennes, qu’il s’agisse de gérer les payes, les factures ou encore les dépenses pros.
Grâce aux progrès de l’informatique, le travail des gestionnaires est devenu beaucoup plus simple et plus rapide. L’automatisation de certaines tâches a permis de réduire les risques d’erreurs de manière considérable. La centralisation des frais a également rendu le suivi plus fiable.
Les outils de gestion des dépenses professionnelles sont nombreux. Certains sont plus performants que d’autres, plus faciles à utiliser, avec des fonctionnalités variées. Afin de vous aider à trouver le meilleur outil en fonction de votre activité et de votre budget, nous avons répertorié trois des meilleures plateformes pour gérer toutes vos dépenses pros.
Quels sont les meilleurs outils pour une parfaite gestion des dépenses pro ?
Pleo, un outil qui permet de gagner de l’argent à chaque dépense professionnelle
Pleo est une plateforme française qui peut être utilisée par des entrepreneurs dans toute l’Europe. Start-ups, PME et grandes entreprises peuvent recourir à Pleo, notamment lorsqu’elles sont spécialisées dans le commerce, la restauration et la santé.
Pour gérer ses dépenses professionnelles avec Pleo, il suffit de photographier les reçus et de les importer dans l’application. L’absence de saisie manuelle améliore grandement la fiabilité des calculs.
Pour une parfaite gestion des dépenses de l’entreprise, des cartes de paiement Mastercard sont associées au compte Pleo. Toutes les dépenses sont ainsi centralisées, ce qui permet aux équipes chargées de la gestion budgétaire et financière de suivre plus facilement l’ensemble des frais liés à l’activité.
Afin d’éviter toute erreur de gestion, Pleo offre la possibilité de fixer des limites de dépenses pour chaque utilisateur.
Le principal avantage de Pleo réside dans le cashback, qui peut atteindre 1% du montant des dépenses, en fonction de la formule choisie. Pour profiter de cette option, il faut toutefois choisir une formule payante.
En l’occurrence, trois formules sont proposées. En mode « Starter » (formule gratuite), on profite seulement de l’automatisation des dépenses. Deux autres offres, payantes, peuvent être sélectionnées par les entrepreneurs. Les fonctionnalités sont alors plus nombreuses avec, par exemple, une analyse approfondie des dépenses et la possibilité de rembourser les dépenses en espèces et les frais kilométriques. Par ailleurs, la souscription à une formule payante est nécessaire pour bénéficier de l’assistance de l’équipe.
Quelle que soit la formule, il demeure possible d’utiliser Apple Pay ou Google Pay pour les dépenses professionnelles. Des intégrations comptables sont également prévues pour les entrepreneurs qui souhaitent améliorer la gestion financière de leur activité dans sa globalité.
Soldo, une bonne solution alternative à Pleo
Soldo n’est pas un outil français, mais britannique. Toutefois, la qualité de cet outil est à peu près équivalente à celle de Pleo.
Comme Pleo, Soldo est un outil adapté aux startups, petites, moyennes et grandes entreprises. À noter que les associations peuvent également utiliser Soldo pour fiabiliser la gestion de leurs dépenses.
Ici encore, des cartes de paiement Mastercard sont offertes et rattachées au compte de l’entreprise, ce qui permet de centraliser toutes les dépenses professionnelles et d’automatiser les remboursements. En fonction de leurs besoins, les entrepreneurs peuvent demander une véritable carte ou une carte virtuelle.
Compatible avec Apple Pay et Google Pay, l’application ne permet cependant pas de profiter d’un cashback pour chaque dépense effectuée. C’est son principal point faible par rapport à Pleo.
Trois formules sont également proposées, mais toutes sont payantes (à partir de 6€/mois/utilisateur). Pour les entrepreneurs dont les besoins sont très spécifiques, l’équipe de Soldo peut élaborer une formule sur mesure, dont le tarif varie en fonction des fonctionnalités. Autrement dit, si vous cherchez des fonctionnalités particulières propres à votre activité, mieux vaut choisir Soldo que Pleo.
Wallester, une solution personnalisable de gestion des dépenses professionnelles
Solution digitale d’origine estonienne, Wallester dispose, depuis peu, de bureaux en France. Cet outil cible toutefois un public moins large que Pleo et Soldo. Wallester s’adresse notamment aux professionnels de la publicité, aux agences de voyage, aux e-commerçants et aux entreprises du secteur financier.
Partenaire VISA, la plateforme donne accès à plusieurs types de cartes de paiement pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise : carte de débit, carte de crédit, carte virtuelle pour les professionnels qui effectuent des dépenses uniquement sur Internet, carte prépayée pour un contrôle amélioré des dépenses professionnelles, carte personnalisée au nom de l’entreprise…
Les fonctionnalités incluses sont similaires à celles des autres outils de gestion présentés dans cet article :
- Suivi des dépenses en temps réel ;
- Possibilité de déterminer des limites pour les dépenses des collaborateurs ;
- Compatibilité avec Apple Pay et Google Pay…
Si l’on peut regretter le manque de transparence sur les tarifs, on note toutefois un avantage à opter pour Wallester. Chaque entrepreneur peut élaborer sa propre formule, avec des fonctionnalités personnalisées. Ainsi, en fonction des options, le coût de cet outil de gestion des dépenses pros est plus ou moins élevé. Dans certains cas, Wallester représentera une solution très économique, dans d’autres, elle sera plus chère que Pleo ou Soldo.
